Elaboração de critérios para identificar valor informativo e definição de prazo de guarda auxiliares na avaliação de prontuários de interesse para pesquisa clínica do Instituto Nacional de Infectologia Evandro Chagas - Fiocruz

Abstract

Considerando a relevância das informações que constam no prontuário do paciente para estudos, pesquisas clínicas e para a continuidade da assistência prestada, é fundamental que as instituições de saúde garantam a sua produção, organização e arquivamento. O Instituto Nacional de Infectologia Evandro Chagas (INI) por se tratar de uma instituição de pesquisa e ensino que realiza assistência a pacientes com doenças infecciosas, em geral crônicas, produz muita informação que é registrada nos prontuários, tornando-os volumosos e numerosos. De acordo com resolução em vigor, prontuários em papel podem ser eliminados após cumprirem prazo de 20 anos de arquivamento, a partir do último registro. No entanto, após esse prazo, o prontuário deve ser avaliado para identificar se ainda mantém seu valor informativo de interesse para pesquisa clínica. O INI nunca realizou um processo de avaliação arquivística dos prontuários definindo prazo de guarda e eliminação. Atualmente a instituição sofre com espaço físico insuficiente para arquivamento, dificultando assim a gestão desse documento. O objetivo deste estudo é elaborar critérios para identificar o valor informativo e definir prazo de guarda para auxiliar na avaliação arquivística dos prontuários de interesse para pesquisa clínica do INI. Trata-se de um estudo exploratório e transversal A pesquisa foi realizada no INI, entre o período de maio de 2016 e junho de 2017. Utilizou-se da Técnica Delphi, através da qual foi possível coletar opinião de um grupo de especialistas engajado na área para desenvolver o estudo e alcançar seu consenso por meio de questionários. Os critérios obtidos foram qualquer exame, atendimento e internação arquivados nos prontuários possui valor informativo para pesquisa clínica, até mesmo um prontuário sem qualquer documento anexado. O prazo de guarda foi definido em 20 anos para o prontuário original (papel) a partir do último registro e, após prescrever este prazo, manter somente a sua cópia autêntica digitalizada em sistema com assinatura digital. Por fim, esse trabalho possibilitou a realização de uma avaliação arquivística de prontuários completa, que contribuirá com a redução da massa documental, melhor aproveitamento de espaço físico e melhora na organização, atualização, preservação e disponibilização desses documentos, além de subsidiar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e a Comissão de Revisão de Prontuários com os resultados alcançados para encaminhamento junto ao Arquivo Nacional. A partir da técnica aplicada foi possível incorporar ideias e estratégias para a proposição de tecnologia para a guarda do prontuário em meio digital e a eliminação do papel, em acordo com a legislação existente e os princípios arquivísticos