Padrão de metadados de documentos arquivísticos digitais da Fundação Oswaldo Cruz: manual de aplicação para a fase produção de documentos

Abstract

Este manual é parte integrante das ações desenvolvidas pelo Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos da Fundação Oswaldo Cruz (Sigda/Fiocruz), que tem com um de seus objetivos a promoção da gestão de documentos e arquivos na Fiocruz como instrumento de apoio à administração e à preservação de seu patrimônio científico, cultural e histórico, e por isso participa ativamente dos esforços de preservação dos documentos arquivísticos digitais desde o momento de sua produção, a fim de presumir que sua disponibilidade para acesso e uso a longo prazo seja garantida. Assim, destaca-se ainda que esse instrumento também se integra às diretrizes estabelecidas pelo Preservo: Complexo de Acervos da Fiocruz. Trata-se de um produto elaborado dentro do escopo de ações estabelecidas pelo Grupo de Trabalho instituído pela Portaria nº 6069-PR/2019, que tem por objetivo específico definir padronização de procedimentos e operações técnicas no tocante à gestão e à preservação de documentos arquivísticos digitais dos gêneros textual, audiovisual, iconográfico e sonoro, de maneira a incorporá-las às metodologias oferecidas pelo SIGDA/Fiocruz. Por ser um instrumento de aplicação, são apresentadas aqui orientações para a realização da descrição (uso de metadados), composto por elementos de metadados descritivos e técnicos mínimos, dos documentos arquivísticos digitais, sejam eles nato digitais ou representantes digitais. Essa atividade deve ser realizada desde sua produção, ou seja, no ato de criação, até seu recolhimento para o arquivo permanente ou sua eliminação, de acordo com a destinação final prevista em Tabela de Temporalidade.