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Title: Elaboração de critérios para identificar valor informativo e definição de prazo de guarda auxiliares na avaliação de prontuários de interesse para pesquisa clínica do Instituto Nacional de Infectologia Evandro Chagas - Fiocruz
Advisor: Oliveira, Marilia Santini de
Members of the board: Rosalino, Cláudia Maria Valete
Guaraldo, Lusiele
Albuquerque, Marcelo de Oliveira
Sant’anna, Dra. Suze Rosa
Authors: Lopes, Erica Mendonça dos Santos
Affilliation: Fundação Oswaldo Cruz. Instituto Nacional de Infectologia Evandro Chagas. Rio de Janeiro, RJ, Brasil.
Abstract: Considerando a relevância das informações que constam no prontuário do paciente para estudos, pesquisas clínicas e para a continuidade da assistência prestada, é fundamental que as instituições de saúde garantam a sua produção, organização e arquivamento. O Instituto Nacional de Infectologia Evandro Chagas (INI) por se tratar de uma instituição de pesquisa e ensino que realiza assistência a pacientes com doenças infecciosas, em geral crônicas, produz muita informação que é registrada nos prontuários, tornando-os volumosos e numerosos. De acordo com resolução em vigor, prontuários em papel podem ser eliminados após cumprirem prazo de 20 anos de arquivamento, a partir do último registro. No entanto, após esse prazo, o prontuário deve ser avaliado para identificar se ainda mantém seu valor informativo de interesse para pesquisa clínica. O INI nunca realizou um processo de avaliação arquivística dos prontuários definindo prazo de guarda e eliminação. Atualmente a instituição sofre com espaço físico insuficiente para arquivamento, dificultando assim a gestão desse documento. O objetivo deste estudo é elaborar critérios para identificar o valor informativo e definir prazo de guarda para auxiliar na avaliação arquivística dos prontuários de interesse para pesquisa clínica do INI. Trata-se de um estudo exploratório e transversal A pesquisa foi realizada no INI, entre o período de maio de 2016 e junho de 2017. Utilizou-se da Técnica Delphi, através da qual foi possível coletar opinião de um grupo de especialistas engajado na área para desenvolver o estudo e alcançar seu consenso por meio de questionários. Os critérios obtidos foram qualquer exame, atendimento e internação arquivados nos prontuários possui valor informativo para pesquisa clínica, até mesmo um prontuário sem qualquer documento anexado. O prazo de guarda foi definido em 20 anos para o prontuário original (papel) a partir do último registro e, após prescrever este prazo, manter somente a sua cópia autêntica digitalizada em sistema com assinatura digital. Por fim, esse trabalho possibilitou a realização de uma avaliação arquivística de prontuários completa, que contribuirá com a redução da massa documental, melhor aproveitamento de espaço físico e melhora na organização, atualização, preservação e disponibilização desses documentos, além de subsidiar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e a Comissão de Revisão de Prontuários com os resultados alcançados para encaminhamento junto ao Arquivo Nacional. A partir da técnica aplicada foi possível incorporar ideias e estratégias para a proposição de tecnologia para a guarda do prontuário em meio digital e a eliminação do papel, em acordo com a legislação existente e os princípios arquivísticos
Abstract: Considering the relevance of the information contained in patient records, clinical research studies and to the continuity of the assistance, it is essential that health institutions ensure your production, organization and archiving. The National Institute of Infectious Diseases Evandro Chagas (INI) as a research and teaching institution which carries out assistance to patients with infectious diseases, in generally, produces a lot of information that is registered on the charts, making them bulky and numerous. In accordance with resolution in place, paper medical records can be eliminated of after they've been in a period of 20 years from filing, from the last record. However, after this period, the record should be evaluated to determine if it still keeps your informational value of interest to clinical research. The INI never held an archival review process of records defining period of safekeeping and disposal. Currently the institution suffers from insufficient physical space for archiving, making the management of this document. The Aim of this study is to develop criteria for identifying the informational value and set deadlines for the guard to assist in the evaluation of archival records of interest to clinical research of INI This is an exploratory and transversal. The survey was conducted in the INI, between the period of May 2016 and June 2017. Using the Delphi Technique, through which it was possible to collect the opinion of a group of experts engaged in the field to develop the study and achieve your consensus through questionnaires. The criteria were any examination, care and hospitalization filed in records has informational value for clinical research, even a record without any attached document. The period of custody has been set at 20 years for the original record (paper) from the last record and, after prescribing this term, keep only the authentic copy scanned in your system with digital signature. Finally, this work made possible the realization of a complete medical records archiving assessment, which will contribute to the reduction of mass, better use of physical space and improved organization, upgrade, preservation and availability of these documents, in addition to subsidizing the Standing Committee Document Evaluation and the Review of Patient Records with the results reached to routing by the national archives. From the applied technique it was possible to incorporate ideas and strategies for the proposition of technology to the record in the digital and paper elimination, ongoing disposal with existing legislation and principles archive
keywords: Prontuário de pacientes
Arquivamento
Prazo de guarda
DeCS: Registros Médicos
Avaliação Arquivística
Issue Date: 2017
Citation: LOPES, Erica Mendonça dos Santos. Elaboração de critérios para identificar valor informativo e definição de prazo de guarda auxiliares na avaliação de prontuários de interesse para pesquisa clínica do Instituto Nacional de Infectologia Evandro Chagas - Fiocruz. 2017. 180 f. Dissertação (Mestrado em pesquisa clínica)-Instituto Nacional de Infectologia Evandro Chagas, Fundação Oswaldo Cruz, Rio de Janeiro, 2017.
Date of defense: 2017
Place of defense: Rio de Janeiro/RJ
Department: Pós-Graduação em Pesquisa Clínica
Defense institution: Fundação Oswaldo Cruz. Instituto Nacional de Infectologia Evandro Chagas
Program: Programa de Pós-Graduação em Pesquisa Clínica
Copyright: open access
Appears in Collections:INI - MPPC - Dissertações de Mestrado Profissional

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