Construção e monitoramento de indicadores estratégicos e performances de um Escritório de Gerenciamento de Projetos da Fiocruz

Abstract

Julho de 2017 até a presente data (fevereiro de 2018). Escritório de Projetos da Presidência Fiocruz, responsável pelo suporte Técnico e Administrativo dos recursos Extra-LOA alocados na Presidência. Construir indicadores para efetivo controle dos processos e projetos gerenciados pelo EPP; Subsidiar a Coordenação Geral na tomada de decisões; Melhorar o acesso a informação as partes interessadas e sociedade; Contribuir para o aumento do grau de maturidade organizacional em gestão. Através de reuniões de Planejamento Interno e usando como ferramenta de gestão para subsidiar a criação dos indicadores, o trabalho de mapeamento de processos, foram elaboradas entrevistas guiadas com os responsáveis diretos das atividades, nelas são analisados “gargalos”, gateways e os hand-offs mais significativos do processo para após uma análise crítica definir a tipologia do indicador. Após definido o objetivo do indicador, o Plano de Controle é preenchido usando a técnica 5W2H. Com os 16 indicadores criados (5 estratégicos e 11 de performance) atendendo uma demanda específica da alta direção, um corte cronológico (Mai- Out 2017) foi estabelecido, e a 1ª rodada de indicadores ocorreu de forma desestruturada, mensurou 4 estratégicos e 6 e de performance. Após consolidar os dados, 25% dos estratégicos e 33% de performance atingiram as metas).Em 2018 até a presente data de forma estruturada os indicadores estão sendo mensurados conforme estabelecido nos planos de controle. Os indicadores colocaram o EPP em um grau maior de maturidade em gestão. Sua construção colaborativa alinhada às expectativas da Alta Direção proporcionou integração entre os saberes gerenciais e técnicos. A rodada desestruturada dos indicadores norteou o processo para fazer ajustes finos nos planos de controle e formato expositivo dos índices, de forma que atendam as necessidades internas e externas, na busca pela excelência dos Serviços que contribuem para a Fiocruz e Sociedade. A introdução de indicadores no sistema de gestão de qualquer organização permite o aumento na capacidade analítica e gerencial seja qual for à finalidade do Serviço Prestado. Conhecimento prévio dos processos de trabalho auxilia na elaboração de indicadores funcionais, metas realistas e tratamentos de dados efetivos geram informações relevantes e insumos as áreas estratégicas.